Importancia de una gestión de inscripciones eficiente

La gestión de las inscripciones de los participantes para un evento deportivo es un proceso a priori sencillo, por lo que ha sido asignado a menudo a voluntarios del evento, o como una tarea más del equipo organizador ( a menudo, del que podemos denominar como “Director Técnico” del evento).

Hace unos años se establecía un punto físico de recogida de inscripciones, para lo cual se facilitaban cuestionarios con todos los datos necesarios, que el participante completaba y entregaba en el punto físico. También se hacían inscripciones por vía telefónica, y más recientemente también por correo electrónico. Este proceso “artesanal” significaba para el organizador tener que estar pendiente durante todo el periodo de inscripción de la recepción de las mismas (en el formato que fuese); tanto de los datos de los participantes, como del pago de la cuota de inscripción correspondiente. Esta cuota podía recibirse tanto en metálico, como en ingreso en una cuenta bancaria, con lo que la comprobación de que cada participante había realizado el pago correspondiente se convertía en otra tediosa y rutinaria tarea más. Esta tarea contaba con la complejidad añadida de la falta de identificación del ingreso en cuenta por parte del participante, con lo que a veces no se tenía la total certeza de que el participante había realizado el pago correspondiente.

Hace unos años, cuando la participación era menor y los eventos eran a menudo gratuitos, la gestión de inscripciones suponía igualmente una tarea tediosa, pero era soportable al tratarse de pocos participantes, y con pocos conceptos que comprobar. Aun así, suponía un trabajo excesivo tanto en la comprobación de los datos recibidos y los pagos (organizador) como en la facilitación de los datos y la acreditación del pago (participantes).

Sin embargo, en la actualidad, los centenares de participantes que tiene ya cualquier evento deportivo popular hacen que este mecanismo artesanal sea completamente ineficiente, además de ser una fuente continua de errores en cuanto a los datos necesarios de los participantes (letra del participante ilegible, falta de datos, datos incompletos, etc.) y de su comprobación de pago. Las nuevas tecnologías, los métodos de pago virtuales y las plataformas de gestión de inscripciones hacen que todos esos errores se reduzcan a su mínima expresión. Hace unos años era más compleja su utilización por no estar estos métodos lo suficientemente implantados en la sociedad. En la actualidad, su implantación es tan elevada que el proceso de gestión de inscripciones, utilizando una adecuada plataforma, puede suponerle al organizador un desahogo de decenas de horas de trabajo, además de minimizar los errores en los datos de los participantes y sus pagos, y facilitar al máximo la inscripción por parte del participante al evento. En cinco minutos un potencial participante puede formalizar su inscripción a la carrera; proceso que, de otra forma, puede llevarle varias horas entre completar el formulario, ingresar la cuota de inscripción en el banco y enviar posteriormente el justificante bancario.

Además de la eficiencia y comodidad para organizador y participantes de las plataformas de gestión de inscripciones, no hay que olvidar la importancia de los datos recopilados por el organizador del evento deportivo, y su correcto tratamiento. Para la adecuada gestión posterior de las clasificaciones del evento, así como de la asignación de categorías, sin olvidar la obligatoria contratación de seguros de responsabilidad civil y de accidentes, tenemos que solicitar al participante una serie de datos personales. También necesitaremos sus datos de contacto, tales como número de teléfono y correo electrónico, para remitirle información previa y posterior del evento, así como para comunicarnos con el participante en caso de ser necesario. También podemos solicitar información concreta para nuestro evento particular, dependiendo de la naturaleza del mismo (categorías de participación específicas, información sobre actividades complementarias al evento, etc.)

Más allá de la que la importancia funcional de la obtención y tratamiento de los datos, la protección de datos de carácter personal es obligatoria por imperativo legal, tal y como estipula la Ley Orgánica 14/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de carácter personal. Es, por tanto, de capital importancia que los datos recopilados en el proceso de inscripción (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, DNI, teléfono, correo electrónico, entre otros) sean tratados con un especial cuidado, siguiendo con las indicaciones de la Ley 14/1999, para evitar divulgar correos electrónicos, teléfonos, fechas de nacimiento o datos en la publicación de listados de inscritos y en comunicaciones generales a través de correo electrónico. Este es un error que cometen a menudo muchos organizadores, que era disculpable hace unos años pero que cada vez se percibe de forma más negativa por los participantes, al mostrar falta de calidad y profesionalidad en el evento.

Existe además un tremendo potencial en el proceso de gestión de inscripciones de proporcionarnos los datos y el mecanismo de comunicación con los participantes para poder recopilar información fundamental para el futuro del evento. Con esto nos referimos a la posibilidad de establecer un canal de contacto directo con los participantes para averiguar sus impresiones sobre el evento tras su celebración; es decir, podemos elaborar encuestas de satisfacción sobre todos los aspectos de nuestro evento deportivo, preguntando a los participantes y obteniendo información sobre aquellos apartados en los que estuvimos a la altura, y en aquellos en los que hay que mejorar, además de detectar errores que se nos pasaron por alto, y medir la importancia que a cada apartado le dan los participantes. Esta evaluación de los participantes, junto con la evaluación interna del organizador del evento, será la que haga mejorar año a año y crecer en participación, satisfacción y repercusión del evento.

Podemos averiguar, además, mediante otras encuestas información clave de los participantes en cuanto a lugares de residencia, gasto que realizan en el desplazamiento, alojamiento y turismo, y la forma en la que acuden al evento. De esta forma, podremos elaborar informes y memorias que demuestran la importancia económica y social de nuestro evento para los patrocinadores y financiadores del evento, tanto públicos como privados. La competencia en la organización de eventos es cada vez mayor, y serán este tipo de apartados lo que diferencien los eventos que obtengan financiación de los que no. Aunque esta información no se recopila directamente en el proceso de gestión de inscripciones, si se puede utilizar esa plataforma como medio de contacto directo con el participante.

En conclusión, es de capital importancia en la gestión de las inscripciones de un evento deportivo contar con una plataforma online (que puede ser compatible con inscripciones físicas para los corredores locales) que gestione de forma eficiente e integral todo el proceso, ahorrando decenas de horas de trabajo al organizador (que puede destinar a la obtención de patrocinadores o la mejora de otros aspectos de la organización) y siendo más fácil, amigable y rápido para el participante.

Con una plataforma de este tipo podremos formalizar el formulario de inscripción, facilitar las opciones de pago, hacer más fáciles las inscripciones de grupos (para clubes deportivos con varios miembros), validar y confirmar rápidamente los pagos de la cuota de inscripción, así como publicar en tiempo real listados de inscritos y atender todo tipo de incidencias de los participantes, así como comunicarnos de forma previa (información del evento) y posterior (evaluación y mejora para el futuro). Significa un pequeño coste más en la organización, pero que queda compensado con creces por la liberación de trabajo y tiempo, la disminución de errores (errores que, muchas veces, suponen graven inconvenientes el día del evento, cuando el estrés y la presión hacen que todo se magnifique) y la mayor facilidad de inscripción para el participante.